Sri Lankan Kummilapset -logo

Kummilapset Sri Lankassa on suomalaisten ja sri lankalaisten lionien yhteistyönä toimiva varattomien lasten koulutusohjelma. Se on käynnistynyt jo vuonna 1986 ja on siitä lähtien jatkunut keskeytyksettä. Alku oli vaatimaton, lapset saivat tunnisteekseen aakkosen A-E.  Näiden viiden lapsen jälkeen siirryttiin eteenpäin käyttämään numeroita kummilasten tunnistamiseksi. 12.5.2021 viimeisin numero oli 2671.

Kummilapset Sri Lankassa on pitkäjänteinen koulutusohjelma varattomille ja vähävaraisille lapsille sekä nuorille aina esikoulusta yliopisto- ja ammattiopintoihin saakka. Kaikki ohjelmaan liittyvä työ tehdään palkattomana vapaaehtoisena lions-työnä niin Suomessa kuin Sri Lankassakin.

Koulunkäynti itsessään on Sri Lankassa ilmaista. Tarve avustusohjelmalle tulee siitä, että koululaisten ja opiskelijoiden on itse hankittava kaikki koulutarvikkeet kynistä, kumeista ja vihkoista alkaen aina koulupukuun saakka. Perheille, joiden kuukausitulot ovat esimerkiksi 5-60 euroa, tarvikkeista koituvat kulut ovat liian suuret ja lapsen koulunkäynti kärsii merkittävästi. Useimmat kummilapset ovat isästään orpoja tai isä on eronnut perheestään eikä tue heitä lainkaan. Monella lapsella huoltajana toimii isoäiti vanhempien lähdettyä muualle töihin ja jätettyä lapset isoäidille.

Sri Lankan Lions -yhteistyöklubeilta tuli pyyntöjä koulutusavustusta saavien lasten määrän lisäämisestä

Kummilapset Sri Lankassa kasvoi aluksi vuosittain muutamalla kymmenellä lapsella, mutta tsunamin jälkeen, 2005, lukumäärä nousi rajusti. Suuri määrä lapsia jäi kokonaan tai puoliksi orvoiksi ja samalla oli tuhoutunut koti sekä kaikki vähäinenkin omaisuus. Suomalaiset olivat sankoin joukoin valmiita avaamaan sydämensä ja kukkaronsa turvaten lasten koulunkäyntiä ja elämän normalisoitumista.

Sekä laskutus että rahasiirrot Sri Lankaan tehdään kahdesti vuodessa. Kummimaksun ajankohta määräytyy sen mukaan milloin kummilapsi on otettu, eli kevätlaskutuksen jälkeen alkaneen kummiuden maksu laskutetaan syksyllä ja syyslaskutuksen jälkeen alkaneet keväällä.

Tsunamiin asti kummimaksujen laskutusta hoidettiin aika ”kotikutoisesti” käyttäen runsaasti aikaa manuaaliseen työhön. Laskut lähtivät kummeille Suomen Lions-liitto ry:stä ja sen hoiti liiton työntekijä ja liitto laskutti sekä laskutustyöstä että postituksesta. Palvelu maksettiin hallintorahakertymästä. Prosessi oli hidas ja vaati kummilapsiohjelman vetäjältä runsaasti aikaa kotona tehtävään laskutuksen valmisteluun ja lisäksi liiton toimistoon tehtävän matkan laskutuksen hoitajan ohjeistamiseksi.

Kummilasten ja kummien määrän noustessa kertaheitolla merkittävästi oli tullut aika kehittää systeemiä paremmin sen ajan teknisiä apuvälineitä hyödyntäen. Ensimmäinen askel oli Excel-taulukkolaskennan käyttöönotto todenteolla. Se helpotti jo suuresti työmäärää, mutta toimintamalli oli edelleen kankea ja kallis. Yksistään postituskulut haukkasivat melkoisen loven hallintorahasta.

Kummimaksu laskutetaan kerran vuodessa, joka menee kummilapselle lyhentämättömänä. Sen lisäksi kummit maksavat samassa yhteydessä 10 euroa vuodessa hallinnollisia kuluja varten. Tämän hallintorahan kertymän ideana on alusta asti ollut, että toteutuneiden kulujen jälkeen jäljelle jäävä määrä käytetään kummilasten hyväksi. Sillä rahalla kustannetaan jokaiselle lapselle ns. lahjakassi sisältäen kyniä, kumeja ym. sekä viisi vihkoa, hammasharja ja –tahna. Siitä jaetaan myös pieniä stipendeitä ja sitä käytetään mahdollisuuksien ja tarpeen mukaan akuutteihin tukitarpeisiin, esimerkiksi lääkärikuluihin tms.

Yhteydenotto Oscar Softwareen toi huomattavan muutoksen

Toiminnasta vastaava työryhmä ryhtyi pohtimaan, mitä keinoja olisi löydettävissä toiminnan tehostamiseksi ja kulujen karsimiseksi. Mietittiin sähköisen viestinnän keinoja tiedotteiden ja laskujen lähettämisessä. Kummien postiosoitteiden lisäksi rekisterissämme on nykyään myös kummien sähköpostiosoitteita varsin kattavasti.

Yhdellä kummeista oli kokemusta Oscar Softwaren Pro -ohjelmistosta ja sen ominaisuuksista. Hän ehdotti yhteydenottoa yritykseen, josko sieltä löytyisi apu laskutusongelmaan. Oscar Software suhtautui yhteydenottoomme hyvin myötämielisesti ja asiakassuhde syntyi. Laskutusohjelmaksi valikoitui Oscar Pro, johon ryhdyttiin luomaan asiakasrekisteriä ja perustamaan muita tarvittavia perusrekistereitä.

Kummilasten vuosittainen määrä on jo monen vuoden ajan ollut 1000  – 1100 lasta (uudet kummilapset, koulunsa/opiskelunsa päättäneet yms.) ja se on tietysti myös laskutusrekisterissä olevien kummien määrä. Vuosittain laskuja lähtee siis 1000 – 1100 kappaletta ja lisäksi tulee jonkin verran muistutus- tai uusintalaskuja.

Nyt laskutus tapahtuu ajamalla kaksi kertaa vuodessa huoltosopimusten laskutusajo, joka muodostaa tarvittavat laskut. Laskut lähetetään pääsääntöisesti sähköpostilaskuina. Sähköpostilaskut ovat mahdollisia, kun kummin taakse on tallennettu tarvittava sähköpostiosoite. Kummi maksaa laskun käyttäen siinä olevaa pankkiviitettä, jota hyödynnetään sitten maksujen kohdistamisessa laskuihin. Tämän kohdistuksenkin ohjelma tekee ilman manuaalista työtä.

Yhteistyö Oscar Softwaren kanssa on merkinnyt Sri Lankan kummilapset –koulutusohjelman hoitamiselle huomattavaa muutosta! Laskutuksen valmistelutöihin käytetty aika on vähentynyt murto-osaan entisestä. Kummit olivatkin jo jonkin aikaa kyselleet, voisiko laskun saada sähköpostilla, jolloin sen näkeminen ei ole paikasta kiinni. Heiltä tullut palaute nykyisestä toimintamallista on ollut erittäin positiivista ja kummiuden jatkumisen kannalta kummimaksun maksamisen helppous on merkittävä tekijä. Oscar Software –yhteistyön käynnistyminen on siten samalla vahvistanut nykyisten kummien sitoutumista kummimaksun hoitamiseen.

 

Tämä kirjoitus on lyhyt kuvaus Sri Lankan kummilapset –koulutusohjelman perusteista ja ennen kaikkea sillä on haluttu tuoda esille se, miten tyytyväisiä – erittäin tyytyväisiä – olemme päästyämme yhteistyöhön Oscar Softwaren kanssa. Seuraavalla kerralla haluamme kertoa tarkemmin kummilapsiohjelmamme toiminnasta ja sen mukanaan tuomista hienoista asioista: ystävyydestä, kulttuurierojen ymmärryksen lisäämisestä ja monesta muusta asiasta.

 

Kirjoittanut:

Sri Lankan kummilapset -työryhmän vetäjä Eero Arvo ja Jarmo Marttila