Taloushallinto on välttämätön paha – vai onko?

Me näemme taloushallinnon kiinteänä osana yrityksen liiketoimintaa, eikä vain erillisenä toimintona, jonka tehtävänä on tehdä verottaja tyytyväiseksi kerran kuussa. Jotta saat itsellesi mielenrauhaa, riskit minimoitua ja taloushallinnostakin ilon irti, listasimme avuksesi muutaman pointin, joihin on hyvä kiinnittää huomiota. Alla on kuusi yleisintä ja selkeintä ongelmaa taloushallinnon saralta. Kerromme samaan hengenvetoon ratkaisun kyseiseen ongelmaan, sekä bonuksena asiantuntijan vinkin. Näillä onnistut!  

1. Ota haltuun henkilöstöriskit 

💢 Ongelma:

Yrityksenne taloushallinnosta vastaa vain yksi tai muutama henkilö. Varautuminen lomatuurauksiin, sairauspoissaoloihin ja henkilöstövaihdoksiin on huonolla tolalla johtuen resursseista. Riskit lakisääteisten tehtävien myöhästymisiin ovat suuret, myös palkanlaskennan keskeytyminen on suuri riski. Vaaralliset työyhdistelmät kukoistavat.

✔ Ratkaisu:

Ulkoistuksen myötä sijaisuudetkin hoituvat automaattisesti. Samoin vaaralliset työyhdistelmät on huomioitu ja tilintarkastajakin on tyytyväinen. Yrityksellänne on nimetty yhteyshenkilö, joka tuntee liiketoimintanne ja vastaa kaikkiin kysymyksiinne. Lisäksi hänellä on tukenaan kokenut tiimi, joka löytää vastauksen kinkkisimpiinkin kysymyksiin.

💡 Vinkki:

Riskienhallinta on yksi yrittäjän tärkeimmistä tehtävistä. Tämä vaatii aikaa, paneutumista sekä verkostoja, kukaan ei voi hallita kaikkia riskejä yksin.

 

kuvassa on ympyrä-kaavio, jonka ytimessä on yrityksen sisäisiä riskejä ja ulkokehällä ulkoisia riskitekijöitä

2. Ota haltuun osaamisriskit 

💢 Ongelma:

Yrityksenne taloushallinnon henkilöstö ei käy vuosittain ajantasakoulutuksissa, ammattitutkinnot ovat vanhentuneita ja ammattikirjallisuuskin loistaa poissaolollaan. Tilintarkastajaan ei olla yhteydessä kuin vasta silloin, kun tilintarkastus on ajankohtainen. Liiketoimintaympäristö, lainsäädäntö sekä ohjelmat muuttuvat jatkuvasti, mutta asiantuntijoillanne ei oikein ole mahdollisuutta pysyä kehityksen vauhdissa.

✔️ Ratkaisu:

Ulkoista yrityksenne taloushallinto auktorisoidulle palveluntarjoajalle, joka kouluttaa henkilöstöään säännöllisesti. Saatavillasi on asiantuntijoista koostuva tiimi, joka ratkoo visaisetkin ongelmat ja konsultoi tulevista muutoksista etukäteen, jotta tiedät varautua niihin ajoissa. Järjestelmä on heillä myöskin hyvin hallussa.

💡 Vinkki:

Hyödynnä ammattilaisen osaamista aina etukäteen, mennyttä on vaikea korjata, mutta tulevaisuutta on helppoa ohjeistaa. Kerro siis kirjanpitäjällesi ennakkoon suunnitelmistasi niin saat parhaimman lopputuloksen aikaan.

3. Ota haltuun taloushallintosi 

💢 Ongelma:

Yrityksessänne ei oikein tiedetä, mihin se aika menee. Työ on pirstaloitunut, kirjanpitäjä onkin yleishenkilö-Jantunen, jota revitään joka suuntaan. Taloushallinnon töitä ei tahdo riittää koko päiväksi ja tarvetta olisi välillä kuitenkin talouspäällikölle ja sparraajalle. Prosessitkin täytyisi päivittää ajan tasalle, mutta aika ei tahdo riittää, osaamisesta puhumattakaan.

✔️ Ratkaisu:

Kun olet ulkoistanut yrityksenne taloushallinnon, on saatavillasi laajat palvelut yrityksen kulloisenkin tilanteen mukaan. Ulkoistuksen käyttöönotossa kaikki prosessinne käydään läpi ja toimintatavat konsultoidaan niin, että ne tehostavat toimintaanne. Toimitilaa vapautuu, kun talous siirtyy pilveen ja hommat hoidetaan sähköisesti. Samasta pilvestä pääset katsomaan ajantasaisen tilanteen yrityksesi liiketoiminnasta, miten helppoa!

💡 Vinkki:

Kun hyödynnät kaikki sähköiset mahdollisuudet taloushallinnossa, aikaasi vapautuu paperinpyörittelystä olennaisempaan tekemiseen.

4. Ota haltuun liiketoimintadata 

💢 Ongelma:

Yrityksenne ulkoinen laskenta eli kirjanpito on paikka, jonne kaikki yrityksen tapahtumat päätyvät ja myös jäävät sinne. Johdon BI-raportointia ei ole, tai sen virkaa toimittaa muutama käsin päivitettävä excel-taulukko.  Budjetti, ennuste ja kassavirta ovat päässäsi, kaiken muun liiketoimintatiedon lisäksi. Päivät loppuvat kesken ja aikaa suunnittelulle ei jää, vaikka liiketoiminnan kasvattaminen sitä vaatisikin.

✔️ Ratkaisu:

Saat ulkoistuspalvelusta myös datanmurskaajia käyttöösi, he tulkitsevat liiketoimintasi luvut ja auttavat sinua viemään yrityksesi kohti tulevaisuutta. Controller kehittää kanssasi modernit raportit ja konsultoi samalla alan parhaista käytännöistä. Sisäinen laskenta ja raportointi alkaa siitä, mihin laadukkaasti hoidettu ulkoinen laskenta loppuu.

💡 Vinkki:

Älä epäröi käyttää ammattilaisten palveluita satunnaiseenkin tarpeeseen, tulee kuitenkin halvemmaksi hyödyntää asiantuntijaa, kuin keksiä pyörää uudelleen.

5. Ota haltuun prosessit

💢 Ongelma:

Yrität itse hallita yrityksesi kaikki prosesseja, oli ne sitten talouteen, henkilöstöön tai varastonhallintaan liittyviä. Papereita pyöritellään, laskut on myöhässä ja kassavirrasta ei ota kukaan selvää. Järjestelmien hyödyntämiseen ei ole kenelläkään aikaa eikä kiinnostusta, kun koitatte selviytyä arjesta.

✔️ Ratkaisu:

Ulkoistuspalvelun tekijä viilaa prosessit tehokkaiksi ja rutiinitehtävät hoituu sutjakkaasti.
Järjestelmän kehitys ja hyödyntäminen kuuluu hintaan ja käytössäsi on aina ajantasainen ja laadukas kokonaisuus. Pääset itse keskittymään siihen olennaiseen, oman liiketoimintasi kehittämiseen ja myynnin kasvattamiseen. Kukin tekee sitä minkä parhaiten osaa ja tulosta syntyy.

💡 Vinkki:

Ole valmis muutokseen ja ota se vastaan avoimin mielin. Ulkoistukseen ja järjestelmävaihtoon liittyy aina omien prosessien ja toimintatapojen muutos, jotta saadaan paras hyöty irti järjestelmistä.

6. Hallitse kustannuksia

💢 Ongelma:

Et oikein tiedä mitä taloushallintosi yrityksellesi kustantaa ja ajankäyttökin on epäselvää. Tehokkuuden seurantaan ei ole työkaluja eikä mittareita, mututuntumalla edetään. Toimintojen rakenteita pitäisi uudistaa, jotta tehostamista tapahtuisi ja päällekkäisiä toimintoja saataisiin karsittua. Mietityttää miten ihmiset suhtautuvat muotoksiin ja uuden oppimiseen.

✔️ Ratkaisu:

Ulkoistuksen myötä toimintojesi rakenteet on käyty läpi ja niihin on tehty tarvittavat muutokset, niin että kokonaisprosessi on tehokkaampi. Saat jatkuvaa ohjausta siihen, mitä voisit tehdä toisin ja säästää aikaa sekä rahaa. Laskutus tapahtuu joko kiinteällä veloituksella tai tuntiarvion mukaan, joka tapauksessa olet paremmin kartalla kuukausikuluista ja tehtävistä kuin aikaisemmin.

💡 Vinkki:

Käyttöönottoon kannattaa panostaa, muuten riittämätön ajankäyttö ja väärässä kohtaa säästäminen kostautuu jatkossa suurempina kuluina ja turhautumisena toimimattomiin palveluihin ja järjestelmiin.

Miksi Oscar Talousosasto®?

Oscar Talousosasto® on taloushallintoliiton auktorisoima palvelukeskus. Palvelumme ovat suunnattu ERP-asiakkaillemme. Hyödynnämme tekemisessämme vain yhtä järjestelmää, emmekä tarvitse eri integraatioita. Asiantuntijamme työskentelevät samoissa järjestelmissä kuin sinäkin, tällä takaamme sen, että olemme toiminnan ja järjestelmän ytimessä, reaaliaikaisesti.

Ulkoistaessa taloudenhallinnon meille, pääset näkemään koko tapahtumaketjun laskusta tuotannon työlle asti. Tarjoamme kattavan BI-raportoinnin, joka tuo läpinäkyvyyttä ja porautuvuutta koko liiketoimintatietoosi, ei vain taloushallinnon lukuihin. Luotettavaa tietoa yrityksesi tilanteesta on saatavillasi nopeasti ja silloin kun sinä sitä tarvitset.

Me tunnemme yrityksesi koko liiketoiminta-alustan, emme tee vain kirjanpitoa. Saat meidän asiantuntijoistamme itsellesi nimetyn yhteyshenkilön, jolloin tiedät aina kenelle soittaa. Sinä saat huolettomuutta ja mahdollisuuden keskittyä ydinosaamiseesi.

Kurkkaa alta webinaaritallenne talouden ulkoistamisesta

Webinaarissa Oscar Talousosaston® liiketoimintajohtaja Päivi Soltin kertoo asioista, joita olisi hyvä pohtia, kun mietitään taloushallinnon ulkoistamista. Asiantuntijamme Noora Pesonen ja Jaana Puntala tuovat webinaariin käytännön esimerkkejä arjesta.

Jääkö teillä taloushallinto muun tekemisen jalkoihin tai tuntuuko taloushallinto vievän liikaa aikaa kaikelta muulta? Laita viestiä, niin katsotaan, miten voisimme olla parhaiten avuksi!

Tiesithän, että tarvittaessa saat meiltä myös sijaistuspalvelut taloushallinnon eri osa-alueisiin, näppärää!